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給与明細とは違う!「給与証明書」ってどんな時に必要?どうやって入手するの?

更新日:

公開日:2018.11.22

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これまでも、金融機関や職場から「収入証明書を提出してください」と言われた人は多いと思います。

特に、銀行融資やカードローンを利用する際には、借入金額によっては収入証明書は必ず提出しなければなりません。

しかし「収入証明書」と一言で言っても様々な種類があり、毎月の給与を証明する書類だけでも「給与明細書」や「給与証明書」など様々な様式があります。

また、各々の書類の取り寄せ方などを理解しておかないと、いざという時に慌てる事にもなりかねません。

そこで今回は、収入証明書の中でも特に給与証明書について、そして「給与明細書と給与証明書は何が違うのか?」という点について、詳しく解説していきたいと思います。

まず収入を証明する書類の種類を知ろう!

まず、そもそも収入証明書と呼ばれる書類にはどんなものがあるのでしょうか?

一般的な収入証明書としては、以下のようにいくつかの種類があります。

  • 一般的な収入証明書の種類
  • 「所得証明書・源泉徴収票」

  • 「課税証明書・非課税証明書」

  • 「給与明細書」

  • 「給与証明書」

なお、提出する金融機関によって求められる収入証明書の種類は異なります。

また、「A銀行は源泉徴収票のみでOK」となっていても、「B銀行は源泉徴収票+給与証明書」というように、銀行によっては複数の書類を求めてくる場合もあります。

その為、収入証明書を用意する場合には、金融機関や職場から要求されている書類がどのようなものなのかを、きちんと理解した上で書類を用意しておく事が大切になります。

なお、今回の記事では特に、給与明細書や給与証明書について解説していきますが、これ以外の収入証明書(源泉徴収票、課税証明書など)については、以下の記事でも解説していますので、参考までにご覧いただければと思います。

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給与証明書ってなに?給与明細書と何が違うの?

少し前置きが長くなりましたが、ここからは給与証明書と給与明細書の基本的な知識からご紹介していきます。

給与証明書とは?入手方法は?

まず給与証明書についてですが、給与証明書とは分かりやすく言えば「任意期間における給与の証明をしてくれる書類」の事を指しています。

なお、給与証明書には規定のフォーマットはなく、金融機関などで指定されたフォーマットなどを利用する場合もあります。

参考までに、以下は楽天銀行に提出する給与証明書のサンプルですが、楽天銀行の場合はWebからこの給与証明書をダウンロードし、勤務先に記入・捺印をしてもらって提出する、という流れになります。

  • 給与証明書のサンプル

引用元 楽天銀行

給与証明書は単月の給与を証明するものではなく、「一定期間の給与」を証明する書類です。

したがって、職場に記入を依頼する場合は「〇〇年〇月~〇〇年〇月分までを記載してください」と、きちんと伝えておく事が大切です。

給与明細書とは?入手方法は?

次に、給与明細書についてです。

給与明細書は、給与証明書とは異なり、あくまでも1ヶ月分の収入を証明する書類となります。

なお、給与明細書のフォーマットは会社により異なりますが、一般的には以下のサンプル画像のように、毎月の基本給や残業代、そして社会保険料などの控除額などが記載された書類となります。

また、最近では給与明細書は紙で手渡しされるのではなく、会社の社内イントラネットなどを通じて、自分でダウンロードして印刷する方式を採用している企業も多いようです。

  • 給与明細書のサンプル

給与明細書は月給を示す書類で、給与証明書は任意期間における給与を証明する書類の事

ここまでで、給与明細書と給与証明書について簡単にご紹介しました。

では、結局のところ給与明細書と給与証明書は何が違うのでしょうか?

基本的に”給与を証明する”という意味ではどちらの書類も同じなのですが、上記でもお伝えした通り、給与明細書と給与証明書の違いは「給与を証明する期間が異なる」という点だけになります。

また、給与証明書は実際に支払われた金額だけではなく、今後支払われる「給与見込み額」を記載してもらう事も可能です。

なお、給与証明書は上記でもお伝えした通り、銀行のサイトからダウンロードする事も出来ますし、下記のような無料サイトから、自分でダウンロードして印刷をする事も可能です。

アルバイトでも給与証明書を発行してもらう事が可能

では、正社員ならともかく、アルバイトやパートをしている場合でも給与証明書は発行してもらえるのでしょうか?

結論から申し上げると、給与証明書は勤務先の協力が得られれば、どんな会社でも記入してもらう事は可能です。

したがって、勤務形態がどうであれアルバイトでも、給与証明書の提出は可能です。

しかし、毎月発行される給与明細書とは異なり、給与証明書はわざわざ会社の総務担当者などが記入しなければならないため「手間がかかる」という理由だけで拒否される可能性もあります。

また、会社によっては給与証明書の記入が終わった後、会社印や代表者印の押印の為に総務の管理責任者へ申請書類として回付される場合もあり、時間がかかる事もあります。

その為、書類の発行に時間がかかったり、勤務先から給与証明書の発行を拒否された場合は、以下の方法で代替可能かどうか、金融機関などの提出先に確認される事をお勧めします。

  1. 給与明細書を数ヶ月分用意する事で給与証明書の代わりにできないか確認する。
  2. 源泉徴収票で代替可能かどうか確認する。
  3. 市役所などが発行する課税証明書で対応可能か確認する。

なお、給与証明書は自分でエクセルなどを使って作る事も可能です。

しかし、簡単に作成できるからと言って、実際の給与額などを自分で記入したり、会社の印鑑を偽造したりして書類を偽造してしまう事は、法律に触れる事にもなりかねません。

たしかに、給与証明書の発行依頼は少々面倒ではありますが、後々のトラブルを避ける為にも、正直に勤務先に発行を依頼される事をおすすめします。

給与証明書ってどんな時に必要?

では、給与明細書とは異なり、わざわざ給与証明書を要求される場合には、どんなケースが考えられるのでしょうか?

給与証明書は、あまりなじみのない書類ですので、急に提出を要求された場合慌てる方も多いようですので、あらかじめ想定されるケースについてもご紹介しておきます。

住宅ローンの申込み時、給与証明書が必要

給与証明書の提出を求められるケースとして最も多いのは、住宅ローンを申し込む場合です。

住宅ローンは、一度に数千万円程度の借金をしますので、銀行からは「長期にわたって収入が安定しているかどうか?」が特に問われます。

その為、源泉徴収票など年間の収入を証明する書類も必要ですが、「毎月安定して給与が入っているかどうか…」という事を証明する為に、給与証明書の提出が必要となるケースが多いようです。

なお、上記で楽天銀行の給与証明書ダウンロードについてご紹介しましたが、これ以外にも各銀行のWEBサイトからは、給与証明書がダウンロードできるようになっていますので、参考までにいくつかの銀行サイトもご覧ください。

大口の融資を受ける時、給与証明書が必要

また、住宅ローンの申し込み以外でも、銀行から大口の融資を受ける際には、給与証明書の提出が必要になります。

例えば、以下のようなケースです。

  1. 大型リフォームの費用など、銀行に数百万円の融資を申し込む場合。
  2. 一般的な住宅ローンだけではなく、不動産投資や土地の購入の為に融資を依頼する場合。
  3. その他、銀行から複数の収入証明書の提出を求められた場合。

保険の扶養控除の申請時、給与証明書が必要

給与証明書は住宅購入の際以外にも、年末調整時の配偶者控除、配偶者や子供の扶養認定の申請時に、提出が求められる事もあります。

特に、年末調整の時期になると、会社から「配偶者や子供の収入の有無について証明する書類を提出してください」と言われるケースがよくあります。

この場合は、自分の給与証明書ではなく、配偶者や子供の収入状況を証明する必要がありますので、配偶者であればパート先、子供であればアルバイト先から発行される給与証明書を提出してもらう必要が出てきます。

ちなみに、このような場合あくまでも給与証明書が必要になるのは自分ではなく、「控除対象となる配偶者や子供である」という事だけは間違えないようにしておきましょう。

なお、具体的に配偶者や子供の扶養控除を受ける為には、どんな書類が必要になるのか表にまとめておきましたので、参考までにご覧ください。

  • 配偶者や子供の扶養控除申請に必要な書類
扶養認定対象者の状態 必要な書類
16歳未満の場合(中学生まで) なし
16歳以上で学生の場合 学生証のコピー
16歳以上で無職の場合 市役所で発行される非課税証明書
16歳以上で収入がある場合 直近の給与明細(3ヶ月分)の写し、又は給与証明書
配偶者で収入がない場合 市役所で発行される非課税証明書
配偶者で収入がある場合 直近の給与明細(3ヶ月分)の写し、又は給与証明書
配偶者で過去に収入があった場合 退職時の源泉徴収票、給与明細の写し

源泉徴収票で収入証明ができない時に、給与証明書が必要

また、先ほどもお伝えしましたが、源泉徴収票や課税証明書のみでは収入証明書として認めてもらえない…という場合は、補助書類として給与証明書が必要になる場合もあります。

具体的な例としては、以下のようなケースが考えられます。

  1. 年度途中に病気や怪我で長期休業しており、源泉徴収票は発行されるが、毎月の安定収入が証明できないような場合。
  2. 年度途中に海外に行くなど、国内での安定した収入が証明できないような場合。
  3. その他金融機関の指定により、源泉徴収票だけでは収入証明書として認められない場合。

給与証明書の概要、入手方法、利用用途についてまとめ

今回は給与証明書について、詳しい情報をお届けしましたが参考になったでしょうか?

この記事でもお伝えした通り、ローンを組んだり扶養控除を受けたりする場合には、給与証明書の提出が必要になってきます。

また、場合によっては提出を求められてから迅速に対応しないと、融資が受けられなかったり、年度末の扶養認定に間に合わないようなケースも考えられます。

したがって、給与証明書の提出には迅速に対応できるように、今回の記事でご紹介したような内容は最低限覚えておきたいものですね。

※記載されている内容は2019年4月現在のものです。

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