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収入証明書(所得・源泉・課税証明)の入手方法は?新卒や自営業者はどうすればいい?

更新日:

公開日:2018.11.22

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今回は収入証明書について詳しく解説していきたいと思います。

一言で「収入証明書」といっても様々な種類があるのですが、金融機関で融資を受けたり学校の入学や公的補助を受ける場合にも、「収入証明書」は必要になってきます。

取得する証明書によっては時間がかかる場合もありますので、いざという時にスムーズに提出できるように、今回の記事を参考にしていただければと思います。

収入証明書とは?

まず最初に、「そもそも収入証明書とはどのような書類の事を指すのか?」という点からお伝えしていきます。

よくWEB広告などを見ていると、カードローンの申し込み条件のところに「収入証明書不要」などという広告をよく見かけます。

しかし、実際には「収入証明書」と言う名前の公の書類は、この世の中には存在しません。

具体的には、現在収入証明書として認められている書類としては以下の書類がありますが、いずれの書類も個人が働いて給与を受け取ったり、年金を受け取ったりして納税義務を果たしている事を証明する書類の事を指します。

  • 収入証明書として認められる書類の一例
  • 源泉徴収票

  • 課税証明書、非課税証明書、所得証明書

  • 給与明細書、給与証明書

ただ、収入証明書と言っても必ずしも収入がある人だけが対象になる訳ではなく、非課税証明書のように「本人が無収入である事を証明する」というケースもあります。

源泉徴収票とは

では、上記でご紹介した数々の収入証明書についてや、その書類の中身や発行方法などについて、ひとつずつ詳しく解説していきたいと思います。

一つ目は、サラリーマンの方が提出する事の多い「源泉徴収票」についてです。

「源泉徴収票」には、年間の税込み年収や納付した社会保険の額、また控除を受けるための扶養家族の情報や、生命保険料の控除額などが記載されています。

また、源泉徴収票は、ほとんどの会社では年末が近づくと会社から発行される仕組みになっています。

具体的な書類の取得方法については、この後で詳しく解説していきたいと思います。

実際の源泉徴収票と、その見方

ちなみに、以下は国税庁のホームページからダウンロードした、最新の源泉徴収票のサンプルです。

この記事を読まれている方の中にも、サラリーマンで源泉徴収票を提出される方がほとんどだと思いますので、参考までに源泉徴収票の見方についても解説しておきたいと思います。

ちなみに、上記は標準的な源泉徴収票の様式ですが、会社によっては以上のように詳細が書かれている源泉徴収票ではなく、この書類の上半分部分の、基本的な内容だけ書かれている源泉徴収票が発行されるケースもあります。

参考までに、以下に重要項目の数字にはどのような意味があるのか、簡単に表にまとめておきましたのでご確認いただければと思います。

①支払いを受ける者 給与を受け取っている人の住所や氏名などが記載されている。
②種別 俸給、給料、歳費、賞与、財形給付金、財形基金給付金など、支払われた給与等の種別が記載されている。
殆どの場合は「給与・賞与」というように記載される。
③支払金額 所得税などの税金を含んだ、総支給額。いわゆる「税込み年収」の金額が記載される。この中には、給与、残業代、各種手当、賞与などが含まれる。

ローンの申し込みなどで「年収は?」と聞かれたら、ここに記載されている金額を記入する事になる。
④給与所得控除後の金額 上記の税込み年収から、公的に税金控除を受ける事が出来る金額を差し引いた金額が記載されている。

自営業の人が売り上げから必要経費を差し引いて税金を納めるのと同じように、サラリーマンももらった給与からスーツ代などに相当する必要経費分を差し引いて、税金が余計にかからないように国で定められている。
⑤所得控除の額の合計額 上記の給与所得控除分の他にも、控除すべき金額があれば、ここに記載される。

例えば「生命保険料」「地震保険料」「配偶者控除」「配偶者特別控除」「扶養控除」「基礎控除」などがこれにあたる。

ただし、生命保険料や地震保険料などは、支払った金額がすべて控除される訳ではなく、上限の金額が決まっている。
⑥源泉徴収税額 1年間に確定した所得税の額

なお、⑦~⑮については、収入証明書として提出する場合には、さほど重要ではありませんので、ここでは説明を割愛したいと思います。

詳しくお知りになりたい方は、会社の総務担当やまた税務署でも教えてくれますので、直接問い合わせされる事をお勧めします。

課税証明書・非課税証明書、所得証明書とは

二つ目は、市役所などで発行してもらえる課税証明書についてです。

課税証明書には、その名の通り1年間の所得に対して課税される住民税の総額が記載されているのですが、そこには所得金額も記載されていますので「収入証明書の一つ」として利用する事が可能です。

なお、課税証明書は各々の市町村の役場でフォーマットが異なっており、居住地域の市役所のホームページなどにはサンプル画像などが掲載されていますので、一度参考までにご確認される事をお勧めします。

また、書類の名称についても各市町村によって異なってきます。

東京都では「市民税・都民税課税証明書」という名前で呼ばれますが、それ以外の市町村だと「市民税・県民税課税証明書」という名前や、「町県民税課税証明書」という名前で書類が発行されます。

参考までに、住信SBIネット銀行のホームページに、住宅ローンなどの融資の審査の際に必要となる課税証明書のサンプルが掲載されていましたので、こちらもぜひ参考にしていただければと思います。

また、課税証明書については本人に収入がある場合にのみ発行されるものですが、それとは逆に専業主婦など本人に収入がない場合には、非課税証明書というものが発行されます。

この非課税証明書も、立派な収入証明書として取り扱われるものです。

例えば、配偶者が会社で控除を受ける場合など「無収入である事を証明する場合」に、このような書類が必要になってきます。

★非課税証明書について

「収入が無い無職の人が収入証明書を入手する事は可能?」

給与明細書とは

三つ目は給与明細書です。

給与明細書については、サラリーマンの方であれば毎月会社から発行されるか、会社のイントラネットなどでダウンロードする仕組みになっていますので、ほとんどの方は毎月チェックされていると思います。

ただし、収入証明書として使用するためには、給与明細の中に会社名と本人の氏名がきちんと記載されている事や、直近3ヶ月以上の給与明細を提出する事などが条件となってきます。

特に、零細企業や個人商店などに勤めている場合は、給与明細に労働者の名前のみが記載されており、会社名が記載されていないケースもあります。

その場合は、別途会社に頼んで、きちんとした給与明細を発行してもらうようにお願いしてみましょう。

給与証明書とは

四つ目は「給与証明書」です。

給与証明書は、源泉徴収票や給与明細書とは異なり、特別に勤務先から発行してもらう必要があります。

給与証明書を発行してもらうケースとしては、以下のケースが考えられます。

  • 転職や就職をしたすぐの場合で、源泉徴収票が発行されない場合

  • 病気でしばらく会社を休んでいて、その年の給料がなかった場合

  • 海外勤務から国内勤務に復帰した場合

なお、金融機関によっては、ローンの申込WEBページの中に、給与証明書のサンプルがある場合もありますので、住宅ローンなどを申し込む場合は、申込先の金融機関に書類フォーマットがないか確認してみてください。

詳しくは、給与証明書に関する記事リンクも貼っておきますので、そちらをご覧いただければと思います。

関連記事をチェック!

給与明細とは違う!「給与証明書」ってどんな時に必要?どうやって入手するの?

これまでも、金融機関や職場から「収入証明書を提出してください」と言われた人は多いと思います。 特に、銀行融資やカードロ...

収入証明書の入手方法は?

では、ここまでご紹介した書類を含め、収入証明書と認められている書類は一体どこで発行してもらう事ができるのでしょうか?

以下の通り、各々の書類と発行場所について、表にまとめておきましたので、こちらも参考にしていただければと思います。

証明書の種類 発行場所
源泉徴収票 勤務先
給与支払明細書 勤務先
課税証明書 市町村役場
確定申告書 自ら申告した際の控え
年金通知書・年金証書 年金機構
納税証明書 税務署

所得証明書・源泉徴収票の発行方法

では、ここからは上記でご紹介した収入証明書の発行方法について、詳しく解説していきます。

まず、一つ目は源泉徴収票についてです。

上記でも簡単にお伝えしましたが、源泉徴収票は基本的に毎年11月~12月の年末調整前に、勤務先から自動的に発行される仕組みになっています。

ただし、源泉徴収票を紛失してしまった場合や、12月時点で退職している場合は源泉徴収票を再発行してもらう必要があります。

この場合少し面倒な手続きになるのですが、在職中・退職後に関わらず勤務先、または勤務していた会社の人事担当者や総務担当者に相談して、源泉徴収票を再発行発行してもらうようにお願いしてみてください。

なお、アルバイトの掛け持ちをしていたり、会社勤務とは他に不動産収入などがある場合は、各々の勤務先から発行される源泉徴収票をまとめて提出するか、源泉徴収票と課税証明書などを複数枚セットして収入証明書として提出してください。

源泉徴収票を発行してくれない時は…

では、勤めていた会社を辞めてしまい、その会社から源泉徴収票が発行されなかったり会社が倒産していて源泉徴収票の発行そのものが無理な場合は、どのようにすればいいのでしょうか?

まず、退職後に勤めていた会社から源泉徴収票が発行されない場合についてです。

この場合、そもそも会社は従業員が退職後1ヶ月程度をめどに、源泉徴収票を「一通は税務署に」「一通は退職者に」と各々発行する事が義務付けられています。

したがって、万一源泉徴収票を発行してもらえない場合は「退職後1ヶ月以内に源泉徴収票が発行される事は法律でも決まっていると思うのですが…」と総務担当に伝えると、スムーズに再発行してもらう事が できます。

また、それでも発行してくれない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出手続き」を行う事で、税務署から元の勤務先に指導が入る仕組みになっています。

こうなると、さすがに源泉徴収票の発行を拒んでいた会社も、税務署からの指導となれば迅速に対応してくれると思います。

ただし、元の勤務先が倒産している場合は話が変わってきます。

この場合は、残念ながら会社に源泉徴収票の発行をお願いしても、そもそも会社自体が存在していませんので、源泉徴収票も発行してもらう事はできません。

したがって、元の勤務先が倒産している場合は市役所に行って納税証明書をもらうか、または確定申告をしたうえでその控えを持って所得証明書とするという手段しかない事になります。

なお、これらの特殊事情がある場合は、所得証明書を提出する先の金融機関などにその旨を相談してみるというのも一つの方法です。

給与明細書の発行方法

次に、一般的な給与明細の発行方法についてです。

給与明細については、勤務先の会社から毎月手渡しでもらったり、社内のイントラネットで閲覧するようになっているはずですので、あえて説明するまでもないと思います。

しかし、中にはとても小さな会社や、総務の体制が整っていないような会社の場合は給与明細が発行されない場合もあります。

会社は従業員に対し、給与明細書を発行する義務がありますので、万一給与明細が発行されない場合は、「法律で決まっている事だから発行してください」とお願いしてみるようにしてください。

参考までに、下記に給与明細の発行に関する法律「所得税法」の一部を抜粋しておきましたので、参考にしていただければと思います。

所得税法の231条・第1項 「…国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない」

なお、ほとんどの金融機関では、収入証明書として給与明細の提出を求める場合、直近3ヶ月以上の給与明細が求められるのが一般的です。

また、直近でボーナスが支給されている場合は、給与明細と共に賞与明細書も付け加える事で、ローンの申込時などには有利に働きますので、その点も覚えておきましょう。

課税証明書・非課税証明書の発行方法

次は、課税証明書や非課税証明書の発行手続きについても解説していきます。

これらの証明書は、自分が住んでいる市役所や役場で入手する事が可能です。

ちなみに、昔は市役所の窓口に行かないと、これらの証明書を入手する事ができませんでしたが、最近では郵送やコンビニなどでも発行できるようになっています。

参考までに、東京都練馬区の課税証明書の発行方法について、表にまとめていますので参考にしていただければと思います。

また、課税証明書や非課税証明書を発行してもらう場合、以下の通り本人確認のための書類も必要になってきますので、あらかじめお住まいの市町村役場に必要書類を確認される事をお勧めします。

書類の入手方法 必要書類や備考 手数料
受付窓口 本人確認ができるもの
・運転免許証
・マイナンバーカード(個人番号カード)
・パスポート(日本国旅券)、・在留カード
・写真付き住民基本台帳カード等

※代理人が申請する場合は、委任状(委任者本人が自署・押印したもの)が必要
1通につき300円
郵便局 現住所の記載のある官公署発行の写真付きの証明書(運転免許証やパスポート)

写真付き証明書がない場合は、健康保険証+社員証等2通の証明書が必要

※委任状や第三者による申請や、生活保護者など交付手数料が免除になる場合は発行してもらえない
1通につき300円
区民事務所の
証明書発行機
マイナンバーカード(個人番号カード)
※15歳未満の方と成年被後見人の方は、利用出来ない。また本人以外も利用不可
1通につき200円
郵送 現住所の記載のある官公署発行の写真付きの証明書(運転免許証やパスポート)

写真付き証明書がない場合は、健康保険証+社員証等2通の証明書が必要

※申請書を投函してから証明書発行まで一週間程度必要。代理人の申請は不可
1通につき300円
コンビニ マイナンバーカード(個人番号カード)
※15歳未満の方と成年被後見人の方は、利用出来ない。また本人以外も利用不可

※利用できるコンビニ:セブン-イレブン、ローソン、サークルKサンクス、ファミリーマート
1通につき200円
平日夜間と土・日・祝休日に役所で受け取る 本人確認ができるもの(運転免許証、健康保険証など)

※平日夜間に受け取るときは当日の午後5時までに、土曜・日曜・祝休日に受け取るときは直前の開庁日の午後5時までに、電話で予約が必要
1通につき300円

引用元:東京都練馬区HP

なお、これらの課税証明書や非課税証明書は、請求期間を指定して発行してもらう必要がありますので、収入証明書の提出先(銀行などの金融機関など)に必要な期間を確認してから申請される事をおすすめします。

確定申告書の発行方法

次は、毎年確定申告をしている方の場合のケースです。

確定申告をしている人は「確定申告書の控え」が発行されるはずですので、その控えがあれば収入証明書として取り扱ってもらいます。

なお、万一確定申告の控えを紛失してしまった場合は、再度税務署に出向き確定申告書の再発行をしてもらう必要があります。

この場合一通300円の手数料がかかり、さらに「保有個人情報開示請求書」という書類に署名捺印をして、運転免許証などの本人確認書類と共に再発行の手続きをする必要があります。

また、書類の再発行を申請してから発行されるまでには、おおよそ1週間、長ければ2~3週間かかるケースもありますので、確定申告をした場合には控えなどの書類をきちんと管理しておく事が大切です。

【確定申告】白色申告と青色申告について

ちなみに、確定申告には白色申告と青色申告があります。

普段、会社勤めをされている方にはあまり馴染みのない言葉かもしれませんが、一度は聞かれた事があると思います。

念の為に、白色申告と青色申告の違いについても表にまとめておきました。

  手続き方法など メリットやデメリット
白色申告 ・開業届を提出しなくても申告出来る。
・給与以外の副業収入がある場合も、白色申告で簡単に申告出来る。
・簡単な帳簿づけで申告出来る。
・確定申告の必要書類が少ない。
青色申告 「開業届」と「青色申告承認申請書」を事前に提出する必要がある。 ・青色申告特別控除(最高65万円)がある。
・最長3年間赤字が繰り越せる。
・家族への給与が経費として計上できる。

新入社員(新卒)や自営業者、年金受給者が収入証明書を必要な場合は?

ここまで、一般的なサラリーマンが収入証明書を提出する方法について、詳しく解説していきました。

では、働き出して間もない新卒社員などの新入社員や自営業者、さらには年金受給者が収入証明書を提出する場合はどうなるのか?

その点についても詳しくお伝えしていきたいと思います。

新入社員(新卒)が収入証明書を必要な場合

まず、新入社員が収入証明書を提出する場合についてです。

新入社員の場合、高校や大学を卒業した後で就職に伴い、一人暮らしをするケースがあると思いますが、賃貸マンションを借りる場合には収入証明書の提出が必要になってきます。

しかし、働き出して間もない新入社員には給与明細や源泉徴収票もありませんので、収入証明書の提出を求められても「何も提出するものがない…」という事になります。

そのため、社会人の場合でも新入社員の場合に限り、賃貸マンションの契約時には身分証明書と保証人の書類を提出すれば、契約は出来るようになっています。

ただし、不動産会社によっては新たに就職する予定の会社から発行される「雇用契約書」や「内定通知書」の提出を求められるケースもあります。

なお、内定通知書に年収の記載があるものがあれば、より審査は通りやすくなりますので、参考までに覚えておかれると便利です。

また、勤務する会社によっては会社と不動産会社が提携しているケースがあり、そのような場合には収入証明書の提出そのものが不要になるケースもあります。

自分が勤める会社が、どこの不動産会社と提携しているかどうか、さらには新入社員で新たに部屋を借りる場合の必要書類についてを、勤務先の総務担当に一度相談してみる事をお勧めします。

自営業者が収入証明書を必要とする場合

次に自営業者についてですが、自営業者については先ほどもお伝えした「確定申告の控え」が収入証明書となります。

なお、上記でも伝えした通り、万一確定申告の控えを紛失してしまった場合は税務署に行って再発行の手続きを依頼する必要があります。

年金受給者が収入証明書を必要とする場合

次に、年金を受け取っている人の場合です。

年金受給者の場合は、年金受給開始前に届く「年金通知書」や「年金証書」が収入証明書として有効となります。

また、毎年支給される年金からも所得税は天引きされる為、源泉徴収票も発行されます。

したがって、その源泉徴収票を収入証明書として利用する事も可能です。

なお、クレジットカードやカードローンなどを利用する場合で、年金関係の書類を収入証明書として提出する場合、以下のような補足事項やルールにも注意しておく必要があります。

年金に関する書類を収入証明書とする場合の注意事項
年金証書 受給者名・年金種類・年金額が確認できる書類の提出が必要。
複数の年金がある場合は、すべて提出する必要がある。
年金振込通知書 受給者名・年金種類・年金額・発行年月日が確認できる書類の提出が必要。
複数の年金がある場合は、すべて提出する必要がある。

下記に参考までに年金振込通知書のサンプルも添付しておきましたので、合わせてご覧ください。

また、各々の項目に関する通知書の見方についても、表にまとめておきましたので、参考にしていただければと思います。

  • 年金振込通知書の見方
(1)年金額 1回に支払われる年金額(控除前)
(2)介護保険料額 年金から特別徴収(天引き)される介護保険料額
(3)後期高齢者医療保険料、
  国民健康保険料(税)
年金から特別徴収(天引き)される、後期高齢者医療保険料または国民健康保険料(税)
※項目は、特別徴収(天引き)があるときに表示される。
(4)所得税額および
  復興特別所得税額
年金支払額から社会保険料と各種控除額(扶養控除や障害者控除など)を差し引いた後の額に5.105%の税率を掛けた額。
(社会保険料とは、特別徴収された介護保険料、国民健康保険料(税)または後期高齢者医療保険料の合計額。)

ただし、扶養親族等申告書を提出していない時は、各種控除が受けられず、10.21%が所得税および復興特別所得税の税率となる。
(5)個人住民税額 年金から特別徴収(天引き)される個人住民税
(6)控除後振込額 年金額から特別徴収(天引き)される社会保険料、所得税額および復興特別所得税額、住民税を差し引いた後の振込金額

また、日本年金機構から発行される源泉徴収票を万一紛失した場合は、以下の方法で再発行してもらう事も可能です。

  • 源泉徴収票の再発行の方法
  1. ねんきんネットによる再交付申請

  2. 電話での再交付申請

  3. 窓口での再交付申請

詳しくは、日本年金機構のホームページをご確認いただければと思います。

引用元:日本年金機構

収入が無い無職の人が収入証明書を入手する事は可能?

では、給与所得や年金収入もないような専業主婦など「収入が全くない人」が、収入証明書の提出を求められた場合はどのように対応すればいいのでしょうか?

無職の人は「非課税証明書」が収入証明書として有効になる

無収入の人が収入証明書を提出するように言われた場合、当然ながら源泉徴収票や給与証明書もありませんので、市役所などで発行される「非課税証明書」が収入証明書として有効です。

なお、無収入の人が収入証明書を提出するケースとしては、以下のパターンが考えられます。

無収入でも収入証明書が必要になるケース

  • 健康保険の扶養認定の申請をする時

  • 医療助成や福祉手当の申請をする時

  • 国民健康保険料、後期高齢者医療保険料、介護保険料の減額や免除の申請をする時

  • 公営住宅の入居申請をする時

  • 児童手当の申請をする時

  • 保育園の入園申請をする時

収入証明書の発行はどれくらいかかる?一番早い入手方法は?

では、ここまででご紹介した「収入証明書の発行」には、どれくらいの期間が必要なのでしょうか?

市町村役場に申請する場合

まず、納税証明書などの公的書類を市役所から取り寄せる場合についてです。

この場合は、上記でもご紹介しましたが窓口で発行してもらうのが一番早く、書類に不備がなければ即日で発行してもらう事が可能です。

また、市町村によってはマイナンバーカードを使って、コンビニのコピー機や市役所の専用端末から発行してもらう事も可能です。
この場合でも即日発行が可能です。

ただし、郵送で申請する場合は1~2週間かかります。

勤務先に発行してもらう場合

次に、一般的なサラリーマンが利用する源泉徴収票の場合です。

源泉徴収票の発行タイミングについても、上記の項目でご紹介していますが、一般的な企業であれば毎年12月には発行される仕組みになっています。

ただ、万一紛失してしまった場合は、再発行に時間がかかってしまう事だけは覚えておきましょう。

収入証明書の発行申請は本人以外も可能?

最後に、主に市町村の役場で発行してもらう課税証明書を、本人以外の人が申請する場合の申請方法について詳しくご紹介しておきたいと思います。

納税証明書などの公的書類については、代理人での申請も可能である、という事は上記でもお伝えしました。

ただし、代理人が書類の発行を依頼する場合には以下のような「委任状」を提出する必要があります。

市役所などで発行される納税証明書は、それなりの「重要な書類」です。

したがって、悪意を持った第三者に対して書類が発行されないように、委任状などの厳しいルールが決められています。

  • 一般的な委任状の形式

なお、代理人が委任状を持って書類の発行依頼をする場合は「代理人の印鑑」と「身分証明書」、そして上記のような「委任状」を持参する必要がありますので、各々忘れないように持参してください。

収入証明書の入手方法、まとめ

今回は、収入証明書に関する詳しい情報をご紹介しましたが、参考になったでしょうか?

収入証明書には市役所などで発行されるものと、会社や税務署で発行されるものがあり、どの書類も公的書類として使える重要な書類です。

中には「源泉徴収票くらい偽造してもバレないのでは?」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、そもそも公的書類を偽造する事は法律にも触れる行為ですし、銀行や消費者金融の審査担当者も審査のプロですので、そのような嘘はすぐに見破ってしまいます。

また、収入証明書を偽造したところで、借入金の返済を免れる事はできませんので、結局は所得を水増しして借入などができたとしても後々返済に苦しむ事になります。

収入証明書を提出するケースは、融資の場合だけに限られる訳ではありませんが、くれぐれも大切な書類である事は忘れずに、慎重に取り扱いたいものですね。

※記載されている内容は2019年4月現在のものです。

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